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Vérification des procédures de démarcation de l'encaisse en fin d'exercice 2008–2009
Rapport de vérification interne
Septembre 2009
Table des matières
Introduction
Contexte
Depuis 2001, le gouvernement du Canada emploie la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour établir ses états financiers. Pour faciliter la comptabilité d'exercice, le Manuel du receveur général 2008-2009 prévoit que les sommes négociées au plus tard le 31 mars 2009, mais non créditées par la Banque du Canada ou toute autre institution financière, sont classées en tant que fonds en transit (FET). Pour l'exercice 2008-2009, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a déclaré 1,32 milliard de dollars canadiens en FET.
Chaque année, l'ASFC perçoit environ 25 milliards de dollars canadiens en recettes. Pour s'assurer que les encaissements sont inscrits dans le bon exercice, la Direction générale du contrôle fait parvenir des directives à tous les points d'entrée et bureaux régionaux vers la fin de chaque exercice relativement au traitement des paiements en espèces reçus à la fin de l'exercice.
Pour sa vérification annuelle de l'ASFC réalisée dans le cadre des Comptes publics du Canada, le Bureau du vérificateur général du Canada se sert du travail mené par la Direction de la vérification interne de l'ASFC en ce qui concerne les procédures de démarcation des encaissements en fin de l'exercice et l'inscription des montants dans le bon exercice. La Direction de la vérification interne s'occupe de l'attestation financière relative à la démarcation des encaissements à la fin de l'exercice et fait une vérification indépendante du calcul des FET afin d'assurer l'exactitude des montants des FET déclarés par l'ASFC.
Objectif et étendue
L'objectif de la vérification est de donner l'assurance que les FET sont inscrits dans le bon exercice.
La vérification, menée entre avril et mai 2009, consistait à examiner les opérations et procédures actuelles de fin d'exercice de la Direction générale du contrôle par rapport au suivi, à la surveillance et à l'inscription des FET à la fin de l'exercice. L'étendue de la vérification était axée sur l'examen des rapports des recettes des douanes (formulaires K10)[ 1 ] , dont les données sont entrées dans le sous-système du SDSC/G11. Ces rapports financiers renferment le plus important pourcentage des FET déclarés au cours de la période (environ 80 %). Les formulaires K10 qui ont été établis entre le 1er et le 8 avril 2009 et dont le total dépassait un million de dollars canadiens ont été choisis pour tous les points d'entrée et bureaux régionaux de l'ASFC. La période de l'échantillon comprenait les transactions à haut risque (les transactions qui, en raison du champ « date de réception » ,[ 2 ] ont peut-être été inscrites dans le « nouvel exercice », alors qu'elles auraient dû l'être dans le précédent exercice et dont les montants pourraient ainsi être incorrectement perçus comme des fonds qui ne sont pas en transit). La vérification comportait une analyse de l'exactitude du champ « date de réception » en regard des documents justificatifs de même qu'un examen des échantillons et du processus de calcul des FET suivi au sein de la Direction générale du contrôle.
Les formulaires K10 dont le champ « date de réception » était lié aux transactions de l'exercice précédent (du 29 mars au 31 mars 2009) n'ont pas été choisis, étant donné que cette période a été perçue comme étant à faible risque lors des vérifications des précédents exercices et qu'aucune erreur n'a été remarquée antérieurement à cet égard.
Énoncé d'assurance
La mission de vérification a été planifiée et exécutée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.
Opinion de la vérification
La vérification a démontré que les FET ont été adéquatement inscrits pour l'exercice qui a pris fin le 31 mars 2009. Le processus de surveillance mis en place par la Direction générale du contrôle s'est révélé efficace pour déterminer le montant final des FET.
Observations
La taille de l'échantillon examiné dans le cadre de la vérification comprenait tous les formulaires K10 dont les montants dépassaient un million de dollars canadiens pour la période du 1er au 8 avril 2009. Quatre éléments dont le montant s'élève à 19 296 562 $CAN correspondaient à cette catégorie et se limitaient seulement à deux des régions de l'ASFC. On a demandé aux responsables de ces régions de fournir des documents K10 en vue d'une analyse plus approfondie; la vérification a permis de constater une exception dans un des formulaires K10. Il s'est avéré que les fonds ont été reçus le 31 mars 2009 (exercice précédent). Toutefois, les documents justificatifs indiquaient une autre date de réception, le 1er avril 2009 (nouvel exercice). Cette exception s'élevait à 3 910 300 $CAN et comptait pour 20 % de la valeur totale de l'échantillon. Elle a été repérée dans les autres échantillons choisis par la Direction générale du contrôle, dans le cadre de son travail de contrôle. La correction qui s'imposait a été apportée au précédent exercice dans le Grand livre des recettes de l'ASFC par le biais d'une pièce de journal, le 15 mai 2009. Les méthodes de surveillance et d'échantillonnage employées par la Direction générale du contrôle ont également permis de repérer d'autres divergences pour la période ayant précédé la date de démarcation pour les régularisations. Ces divergences ont été adéquatement examinées par la Direction générale, et les corrections nécessaires ont été apportées afin de permettre un calcul des FET plus précis.
En raison de l'exception trouvée dans l'échantillon original, la taille de l'échantillon de vérification a été accrue davantage pour la région où l'erreur s'est produite. Par conséquent, tous les montants de plus de 100 000 $CAN traités pendant cette période pour cette région ont également fait l'objet d'un examen. Deux ensembles de documents K10 supplémentaires totalisant 583 554 $CAN ont été demandés, puis examinés; aucune autre erreur n'a été constatée.
Lors de la vérification manuelle du montant final des FET calculé au moyen du Moteur de comptabilité d'exercice[ 3 ] , la Direction générale du contrôle a repéré deux entrées K10 nécessitant des ajustements. Ces ajustements ont été traités dans le Grand livre des recettes de l'ASFC par le biais d'une pièce de journal, le 15 mai 2009, et aucun autre problème n'a été constaté.
Notes
- Les rapports des recettes des douanes (les formulaires K10) fournissent des renseignements sur tous les dépôts, pertes et ajustements liés aux recettes. Ces renseignements sont entrés dans le sous-système du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC) à l'écran G11. [Retourner au texte]
- C'est la date réelle de la réception de l'encaisse par l'ASFC. [Retourner au texte]
- Le Moteur de comptabilité d'exercice a été adopté dans le Grand livre des recettes de l'ASFC pour calculer les ajustements qui s'imposaient pour les montants de recettes courantes, et ce, afin d'obtenir des soldes comptables exacts. [Retourner au texte]
