Agence des services frontaliers du Canada
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ARCHIVÉ - Loi sur l'accès à l'information

Rapport annuel de l'ASFC
2008-2009

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Table des matières

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Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), qui fait partie du portefeuille de Sécurité publique Canada, est chargée de fournir des services frontaliers intégrés à l'appui des priorités liées à la sécurité nationale et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les aliments, les animaux et les végétaux, à la frontière.

Le 1er avril 2004, l'ASFC a créé sa section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP); elle l'a dotée de 6 employés, s'attendant à ce que le nombre annuel de demandes varie entre 250 et 350. Or, pendant l'exercice 2008-2009, l'ASFC a reçu 1 155 demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et 1 140 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le nombre de demandes a été plus élevé que lors des exercices précédents; malgré tout, l'Agence a su améliorer son respect des délais prévus par la loi, tout en s'acquittant de cette importante charge de travail.

Responsabilités de l'AIPRP

La Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation de l'ASFC a remplacé la Section de l'AIPRP. La Division, qui fait partie du Secrétariat général, est chargée d'appliquer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et de fournir de l'orientation quant aux pouvoirs en matière de divulgation que prévoit la législation frontalière (p. ex. l'article 107 de la Loi sur les douanes). La Division est dirigée par le coordonnateur de l'AIPRP. Trois gestionnaires relèvent de ce dernier. Pendant l'exercice 2007–2008, la Division a subi une réorganisation; elle comprend maintenant deux unités de traitement des demandes et une unité chargée des politiques et de la formation. En date du 31 mars 2009, la Division comptait 47 employés, dont 4 consultants embauchés temporairement. Par voie de concours, la Division réduira sa dépendance envers les consultants.

Application de la Loi sur l'accès à l'information

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Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le directeur de la Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation et tous les gestionnaires de l'AIPRP disposent des pouvoirs délégués voulus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. L'ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi pour l'ASFC est reproduite à l'annexe A.

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Rapport statistique

Pendant l'exercice 2008-2009, l'ASFC a reçu 1 155 nouvelles demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, ce qui représente une augmentation de plus de 12 % par rapport à l'exercice 2007–2008. Si l'on ajoute les 157 demandes reportées depuis l'exercice précédent, le total est de 1 312 demandes. L'Agence a répondu à un total de 1 148 demandes d'accès à l'information, soit un peu moins que le nombre de demandes reçues. Par conséquent, 164 demandes ont été reportées à l'exercice 2009-2010.

Pour 95,1 % des 1 148 demandes d'accès à l'information auxquelles elle a répondu, l'Agence a respecté les délais prévus par la loi.

La majorité des demandes venaient du public (75 %). Les autres venaient des médias (12 %), d'entreprises (12 %) et d'organisations (1 %).

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Résumé des changements

Dans le cadre d'un plan d'action pour améliorer le respect de la législation relative à l'AIPRP et la gestion de la fonction d'AIPRP, l'ASFC a retravaillé ses procédures et ses lignes directrices de façon à mieux respecter les délais liés au traitement des demandes. Pendant l'exercice 2009-2010, elle continuera de réviser ses procédures de gestion et ses politiques administratives pour que celles–ci reflètent les politiques administratives du Conseil du Trésor, qui sont appelées à changer.

L'ASFC a créé une section intranet qui renferme ce qui suit :

  • les rôles et les responsabilités de la fonction d'AIPRP;
  • les politiques et les procédures en matière d'AIPRP;
  • les coordonnées des personnes-ressources de la Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation ainsi que des agents de liaison de l'AIPRP;
  • des liens vers le Commissariat à l'information du Canada, vers le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) du Canada et vers les sites pertinents du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada.

Le 26 février 2009, le Commissariat à l'information a déposé un rapport spécial intitulé Fiches de rendement 2007-2008 et problèmes systémiques influant sur l'accès à l'information au Canada. Huit des recommandations de ce rapport étaient destinées à l'ASFC et avaient pour but d'inciter celle–ci à mieux respecter la Loi sur l'accès à l'information. L'ASFC accueille favorablement toutes les recommandations, et elle prend les mesures qui s'imposent.

Les recommandations du Commissariat à l'information et les réponses de l'ASFC sont les suivantes :

  1. L'ASFC devrait affecter suffisamment de ressources permanentes à son bureau de l'accès à l'information, compte tenu du volume global de travail (demandes de communication et de consultation), afin d'éviter les retards déraisonnables dans le traitement des demandes.
    • Réponse
      L'ASFC tient à respecter les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information. Elle examinera ses besoins opérationnels et ajustera les ressources en conséquence.
  2. À la lumière de la politique du Conseil du Trésor sur les consultations obligatoires pour les demandes concernant des renseignements liés à l'application de la loi et aux pénitenciers, l'ASFC devrait examiner son cadre de gestion des demandes afin de s'assurer que des ressources sont spécialement affectées à la gestion de toutes les demandes de consultation de façon à éviter des retards déraisonnables dans leur traitement.
    • Réponse
      En ce qui a trait aux consultations obligatoires, l'ASFC continuera de simplifier son processus d'attribution des nouvelles demandes afin de tirer parti de l'expérience des employés en poste, tout en formant et en soutenant les nouveaux membres de la Division de l'AIPRP et de la politique de divulgation.
  3. Le bureau de l'accès à l'information de l'ASFC devrait revoir les critères sur lesquels il s'appuie pour recourir à des prorogations en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l'accès à l'information afin de déterminer la durée de ces prorogations et s'assurer qu'elles sont raisonnables et légitimes. 
    • Réponse
      L'ASFC veillera à ce que sa politique interne soit respectée, c'est-à-dire que les prorogations soient raisonnables et justifiées. L'Agence continuera de tenir compte des constatations du Commissariat à l'information concernant les plaintes officielles — qu'elles visent les prorogations ou non.
  4. L'ASFC devrait faire en sorte d'éviter tout retard dans le traitement des demandes classées et mesurer le temps réel nécessaire au traitement de ces demandes ainsi que tout retard occasionné.
    • Réponse
      L'ASFC est d'accord avec cette recommandation. Elle a déjà adoptée des directives pour faire en sorte que les processus d'examen ne retardent pas le traitement des demandes. Ces directives sont affichées sur le site intranet de l'Agence. Il est également question des retards dans les séances de sensibilisation sur l'AIPRP
  5. Lorsqu'il ferme un dossier relatif à une demande de communication pour laquelle une consultation obligatoire est en cours, le bureau de l'AIPRP devrait faire savoir au demandeur que d'autres renseignements pourraient lui être transmis ultérieurement, qu'il sera informé du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut lui être communiquée et qu'il a le droit de porter plainte au Commissariat.
    • Réponse
      L'ASFC informe les demandeurs chaque fois qu'une autre institution pourrait avoir des documents supplémentaires ayant trait à leur demande. Elle les informe également qu'ils ont le droit de porter plainte lorsque les documents sont visés par une exception.
  6. Le bureau de l'accès à l'information devrait revoir les échéances prévues et assurer un suivi plus systématique du nombre réel de jours requis, en moyenne, pour chaque étape du processus de traitement des demandes de communication afin d'assurer que les réponses soient fournies en temps opportun.
    • Réponse
      L'ASFC appuie cette recommandation. Elle fournira de plus amples directives à son personnel concernant la consignation des données afin que l'Agence soit en mesure de vérifier si ses normes sont respectées.
  7. Le bureau de l'accès à l'information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.
    • Réponse
      L'ASFC appuie cette recommandation. Elle fournira de plus amples directives à son personnel pour veiller à ce que les justifications des prorogations soient consignées dans son système de gestion des demandes. Il convient toutefois de noter que, par moments, le motif peut sembler évident lorsqu'on tient compte de la nature des documents ou de l'exception invoquée.
  8. Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l'accès à l'information doit aviser le Commissaire à l'information chaque fois qu'il proroge un délai au-delà de 30 jours. 
    • Réponse
      L'ASFC fournira de plus amples directives à son personnel pour faire respecter en temps opportun l'obligation, prévue par la loi, de soumettre au Commissaire à l'information les renseignements relatifs aux prorogations d'une durée de plus de 30 jours. L'Agence a déjà apporté des modifications au logiciel servant au traitement des demandes d'accès afin de faciliter le respect de cette obligation.
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Formation

Pendant l'exercice 2008–2009, la Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation a donné plus de 80 séances de formation et de sensibilisation, qui ont réuni plus de 1 000 employés de l'ASFC. L'unité de la politique et de la formation continue de développer et de mettre à jour le matériel didactique, et d'autres séances sont prévues pour l'exercice 2009-1010.

Pendant l'exercice 2008–2009, des formations internes et externes ont été offertes aux employés de l'AIPRP. Les séances à l'interne, disponibles pour tous les employés de l'AIPRP, portaient sur ce qui suit : les recommandations que renfermait la fiche de rendement et les réponses de l'ASFC; la façon appropriée d'utiliser les logiciels de rédaction et de gestion des dossiers; les répercussions de l'initiative de renouvellement des politiques du SCT et la sensibilisation aux activités de programme de l'ASFC. Certains des employés de l'AIPRP ont également participé au congrès annuel de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux cours d'AIPRP donnés par l'École de la fonction publique du Canada et par le SCT. Les employés ont aussi été encadrés par des analystes principaux, par des chefs d'équipe et par des gestionnaires.

Conformément aux recommandations visant à améliorer la fonction de l'AIPRP à l'ASFC, tous les employés sont encouragés à suivre des cours sur l'AIPRP offerts par le SCT, par l'École de la fonction publique du Canada, etc., dans le cadre de leur plan d'apprentissage personnel.

La Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation a organisé un second congrès annuel d'apprentissage sur l'AIPRP, à l'intention des agents de liaison en matière d'AIPRP de l'Agence. Les participants au congrès se sont dits satisfaits.

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Plaintes

Pendant l'exercice 2008-2009, l'ASFC a reçu 48 nouvelles plaintes liées à l'accès à l'information, soit un peu moins que l'exercice précédent.

Les plaintes portaient sur des retards (7), sur des refus de communiquer les renseignements (9), sur le recours aux exceptions (13), sur les prorogations (16) ou sur divers problèmes (3).

De plus, l'inventaire du Commissariat à l'information contenait 60 dossiers de plaintes actifs reportés depuis les exercices précédents.

En 2008–2009, le Commissariat à l'information a réglé 40 plaintes liées à l'accès à l'information qui avaient été déposées contre l'ASFC (15 pour des prorogations, 10 pour des retards, 7 pour des exceptions, 5 pour des refus de communiquer les renseignements, 2 pour d'autres raisons et 1 relative à l'usage et à la communication). Parmi les plaintes réglées, 16 se sont avérées justifiées, 13 ont été abandonnées ou annulées et 11 n'étaient pas justifiées. Soixante-huit plaintes ont été reportées à l'exercice 2009-1010. Lorsqu'une plainte est jugée fondée, elle est portée devant les gestionnaires compétents, qui doivent alors prendre les mesures de redressement nécessaires.

Plaintes en 2008-2009
Total 108
Reportées de 2007-2008 60
Nouvelles plaintes en 2008-2009 48

Plaintes réglées en 2008-2009
Total 40
Plaintes reportées à 2009-2010 68
Solutionnées – Justifiées 60
Abandonnées/annulées 13
Non justifiées 11

Motifs des plaintes en 2008–2009 Plaintes
reçues
Total 48
Refus 9
Retards 7
Prorogation de délai 16
Frais 0
Exceptions 13
Divers problèmes 3
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Appels

Il n'y a pas eu d'appel aux tribunaux lié à l'accès à l'information pendant l'exercice 2008–2009.



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