Plan d'urgence en cas de pannes de système

Ce document est disponible en format PDF (787 Ko) [aide sur les fichiers PDF]

Table des matières

Introduction

Le plan d'urgence en cas de panne de système de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) établit les procédures pour l'importation des marchandises commerciales que les clients, y compris les transporteurs, les courtiers/importateurs, les agents d'expédition et les exploitants d'entrepôt, peuvent suivre en cas de panne de système. Ce plan propose des solutions de rechange aux procédures générales qui s'appliquent à la déclaration des marchandises, au mouvement sous douane, à la demande de mainlevée de marchandises et à la déclaration en détail. Toutefois, le plan s'applique seulement en cas de panne de système.

Une panne est définie comme « une suspension temporaire des activités des systèmes électroniques ». Tout au long du présent document, le terme client signifie tout « partenaire externe de la chaîne commerciale », ce qui comprend les transporteurs, les importateurs, les agents d'expédition, les exploitants d'entrepôt, les agents ou tout autre fournisseur de services tiers. Le plan d'urgence s'applique aux pannes de système (totales ou partielles) de l'ASFC ou du client qui nuisent à la capacité du client d'envoyer des documents à l'ASFC ou d'en recevoir de celle-ci, ou qui empêchent l'ASFC de traiter par voie électronique des documents commerciaux ainsi que d'envoyer des avis et des messages.

Les partenaires doivent savoir que des améliorations visant à simplifier et à automatiser les processus manuels sont en cours d'élaboration et que celles-ci seront intégrées de manière continue dès lors qu'elles seront fonctionnelles.

Principes clés

Les processus d'urgence recommandés par l'ASFC et décrits dans le présent document reposent sur les principes clés suivants :

Éléments de données requis

Article Nonm Routier Maritime Ferroviaire Aérien Agent d'expédition
Avant l'arrivée
1 Numéro de référence du moyen de transport Oui Oui Oui Oui Oui
2 Premier point d'arrivée Oui Oui Oui Oui Non
3 Numéro de contrôle du fret (NCF) Oui Oui Oui Oui Oui
4 Numéro du conteneur Non Oui Non Non Oui
5 Code de transporteur du transporteur exploitant le moyen de transport (aérien seulement) Non Non Non Oui Non
6

Numéro de téléphone du transporteur (on recommande de fournir un numéro où quelqu'un peut être joint en tout temps)

(À la demande d'un agent des services frontaliers, le conducteur peut fournir les coordonnées.)

Oui Oui Oui Oui Oui
7 Port étranger ou lieu de chargement à l'étranger (maritime) et aéroport de chargement à l'étranger (aérien) Non Oui Non Oui Non
8 Itinéraire (aérien/maritime seulement) Non Oui Non Oui Non
9 Destinataire
  • Nonm
  • Adresse
  • Ville
  • Code du pays
  • Province/État*
  • Code postal/Zip*
*obligatoire si au Canada ou aux États-Unis
Oui Oui Oui Oui Oui
10 Expéditeur :
  • Nonm
  • Adresse
  • Ville
  • Province/État*
  • Code postal/Zip*
*obligatoire si au Canada ou aux États-Unis
Oui Oui Oui Oui  Oui
11 Livraison (doit être fournie si différente de l'adresse du destinataire)
  • Nonm
  • Adresse de livraison
  • Ville
  • Code du pays
  • Province/État*
  • Code postal/Zip*
*obligatoire si au Canada ou aux États-Unis
Oui Oui Oui Oui Oui
12 Partie à aviser (doit être fournie si disponible; correspond au nom et à l'adresse de toutes les parties autres que le destinataire et l'expéditeur devant être avisées de l'arrivée des marchandises au Canada) :
  • Nonm
  • Adresse
  • Ville
  • Code du pays
  • Province/État*
  • Code postal/Zip*
*obligatoire si au Canada ou aux États-Unis
Oui Oui Oui Oui Oui
13 Description du fret Oui Oui Oui Oui Oui
14 Poids du fret Oui Oui Oui Oui Oui
15 Quantité de fret Oui Oui Oui Oui Oui
16 Code de matières dangereuses
(doit être transmis si un code s'applique aux marchandises déclarées)
Oui Oui Oui Oui Oui
17 Type de mouvement – importation, en transit ou fret restant à bord Oui Oui Oui Oui Non
18 Statut de négociant fiable Facultatif S.O. Facultatif Facultatif Non
À l'arrivée
1 Numéro de transaction (si une autorisation de mainlevée est nécessaire) Oui Oui Oui Oui S.O.
2 2 Code de lieu de travail secondaire (si mouvement sous douane) Oui Oui Oui Oui S.O.

Pannes de système – protocole de communication

L'ASFC fournit des services de soutien technique continus aux intervenants participant à ses programmes commerciaux. Qu'il y ait panne de système ou non, les intervenants disposent de deux moyens d'obtenir du soutien technique :

Par téléphone (ligne directe)

Par le biais de « sa ligne directe », l'ASFC offre des services à ses clients éprouvant des problèmes techniques ou des difficultés associées à l'échange de données avec l'ASFC – 1-888-957-7224.

Durant les heures normales d'ouverture (8 h à 17 h HNE), une assistance directe est offerte aux clients qui utilisent l'échange de données informatisé (EDI) ou le portail du Manifeste électronique, ou à ceux qui désirent le faire. En dehors des heures d'ouverture, c'est-à-dire de 17 h à 8 h HNE du lundi au vendredi de même que la fin de semaine et les jours fériés, les clients doivent laisser un message vocal détaillé, à la suite de quoi un agent les rappellera. 

La ligne directe est aussi utilisée pour fournir aux clients des renseignements concernant l'état des systèmes de l'ASFC en cas de panne. L'ASFC veille à ce que les renseignements communiqués soient mis à jour aussitôt que le personnel est informé d'une panne de système ou d'un retard, et qu'ils soient fréquemment mis à jour au cours de la panne. Pendant la panne et durant les heures normales d'ouverture, les renseignements sont mis à jour toutes les 4 heures. En dehors des heures d'ouverture, les messages ne sont mis à jour que pour annoncer la fin de la panne. 

Ainsi, aussitôt que l'équipe de soutien technique de l'ASFC est informée de la fin de la panne, les clients entendront de nouveau le message habituel, c'est-à-dire que « tous les systèmes fonctionnent normalement ».

Par le biais de bulletins

L'ASFC envoie à ses clients des courriels, ou « bulletins », à propos des pannes de service prévues ainsi que de l'état du service au cours de la panne. Pendant la panne et durant les heures normales d'ouverture, un message est envoyé toutes les 4 heures. En dehors des heures d'ouverture, l'ASFC n'envoie de messages que pour annoncer la fin de la panne. Ainsi, tant que les clients ne reçoivent pas de message à cet effet, ils doivent tenir pour acquis que la panne n'est pas terminée. Les bulletins envoyés par courriel aux clients relèvent de l'Unité des services techniques aux clients commerciaux (USTCC). Si vous désirez recevoir ces messages, vous pouvez envoyer un courriel à ce propos à l'Unité en utilisant l'adresse suivante : tccu-ustcc@cbsa-asfc.gc.ca

Types de pannes de système de l'ASFC

Il existe 15 différents types de panne. Chacune d'entre elles, à l'exception des problèmes liés aux infrastructures, peut être prévue ou non.

La panne imprévue survient quand une situation inattendue cause une panne ou un retard. Il est alors nécessaire de procéder à une recherche et à une analyse afin de trouver le problème et de le résoudre. Tant que celles-ci ne sont pas terminées et que le problème n'a pas été cerné, il est impossible de fournir aux clients une heure prévue de rétablissement. Une fois que les experts techniques ont évalué la situation, l'ASFC est généralement en mesure de communiquer à ses clients l'heure de rétablissement du système prévue.

La panne de système prévue a lieu lorsqu'il est nécessaire de procéder à un entretien du système, à l'intégration d'une nouvelle fonctionnalité ou à la résolution de problèmes. Une fois que la période de panne est fixée, l'ASFC communique l'information à ses clients commerciaux. Ces renseignements sont fournis aux clients à l'avance pour leur permettre de s'adapter en conséquence.

Afin de limiter au maximum les désagréments, les pannes prévues ont lieu tôt dans la matinée les fins de semaine, car cela correspond au moment où le volume de traitement des transactions est le plus faible.

1. Panne complète des systèmes de l'ASFC

Lors d'une panne complète des systèmes de l'ASFC, aucun système ne fonctionne : ni l'EDI, ni le portail du Manifeste électronique, ni les systèmes internes de l'ASFC.  (Veuillez prendre en note que ce type de panne n'a aucune répercussion sur la capacité de transmettre des données à l'ASFC. L'ASFC recevra les données transmises et elles seront mises en attente jusqu'à ce que les systèmes soient de nouveau fonctionnels pour procéder au traitement des données.)

2. Retard de traitement – EDI

Le retard de traitement pour l'EDI signifie une accumulation de messages électroniques envoyés ou reçus par l'ASFC au moyen de l'EDI, c'est-à-dire que le temps nécessaire à la réception ou à l'envoi d'un message retarde le traitement. Ce retard est considéré comme une panne de système chaque fois que le temps de traitement des messages entrants et sortants par l'ASFC est de plus de 30 à 60 minutes.

3. Retard de traitement – portail

Le retard de traitement pour le portail signifie une accumulation de messages électroniques envoyés ou reçus par l'ASFC au moyen du portail, c'est-à-dire que le temps nécessaire à la réception ou à l'envoi d'un message retarde le traitement. Ce retard est considéré comme une panne de système chaque fois que le temps de traitement des messages entrants et sortants par l'ASFC est de plus de 30 à 60 minutes ou lorsque le délai de réponse est de plus de 15 minutes. 

4. Panne complète de l'EDI

Une panne générale de l'EDI signifie que l'ASFC n'est pas en mesure de traiter aucun message électronique reçu ou envoyé par l'entremise de l'EDI. (La fonction intégrée de traitement de données entrantes et sortantes transmises par les clients externes au moyen de l'EDI n'est pas en service, mais les clients peuvent tout de même transmettre des données à l'ASFC. Une fois les données reçues, elles seront mises en attente jusqu'à ce que la fonction de traitement des données transmises par l'EDI soit de nouveau en service.

5. Panne de l'EDI pour les messages entrants

Une panne de l'EDI pour les messages entrants signifie que l'ASFC n'est pas en mesure de recevoir par EDI des messages provenant de ses clients.

6. Panne de l'EDI pour les messages sortants

Une panne de l'EDI pour les messages sortants signifie que l'ASFC n'est pas en mesure d'envoyer par EDI des messages à ses clients.

7. Panne complète du portail du Manifeste électronique

Une panne complète du portail du Manifeste électronique signifie que le portail n'est pas fonctionnel.

Note : Techniquement, une panne complète du portail n'a pas d'incidence sur l'EDI. Les clients qui utilisent exclusivement le portail du Manifeste électronique peuvent donc envisager de mettre en place leur propre plan d'urgence qui comprend un recours à l'EDI (p. ex. utiliser les services d'un fournisseur ou employer une autre méthode de communication comme la Passerelle Internet des douanes).

8. Panne du portail du Manifeste électronique pour les messages entrants

Une panne du portail pour les messages entrants signifie que l'ASFC n'est pas en mesure de recevoir l'information envoyée par le biais du portail.

9. Panne du portail du Manifeste électronique pour les messages sortants

Une panne du portail pour les messages sortants signifie que l'ASFC n'est pas en mesure d'envoyer de messages à ses clients par le biais du portail.

10. Panne de la communication directe ou du RVA

Une panne de la communication directe ou du RVA (réseau à valeur ajoutée) est une panne qui touche seulement les clients qui utilisent la communication directe ou le RVA concerné. 

11. Panne de la Passerelle Internet des douanes (PID)

Une panne de la Passerelle signifie que seuls les clients qui utilisent celle-ci comme moyen de communication sont touchés. 

12. Panne totale des communications

Une panne totale des communications signifie qu'un problème ayant une incidence sur les infrastructures à l'échelle du pays est survenu, par exemple, une inondation, un tremblement de terre, des vents violents ou une attaque terroriste, et qu'aucun des systèmes de l'ASFC ou des clients ne sont fonctionnels (EDI, portail du Manifeste électronique et systèmes internes de l'ASFC). 

En vertu de la Loi sur la protection civile, l'ASFC appliquerait alors la politique canadienne de sécurité nationale.

13. Panne partielle des communications

Une panne partielle des communications signifie qu'un problème ayant une incidence sur les infrastructures à un ou plusieurs endroits au Canada est survenu, par exemple, une panne de courant, un problème avec les réseaux de communication, etc. 

Contrairement à la panne totale, durant laquelle aucun système de l'ASFC (EDI, Manifeste électronique, systèmes internes) n'est fonctionnel, la panne partielle a seulement une incidence sur la transmission des messages entrants et sortants pour certains clients. 

14. Panne des systèmes du client prévue

Une panne prévue signifie que le client ou le fournisseur de services procède à une panne planifiée des systèmes à des fins d'entretien et que cette panne nuit à la communication avec l'ASFC, c'est-à-dire à la transmission et à la réception de documents commerciaux.

15. Panne des systèmes du client imprévue

Une panne imprévue signifie que les systèmes du client ou du fournisseur de service cessent de fonctionner et que cela nuit à la communication avec l'ASFC, c'est-à-dire à la transmission et à la réception de documents commerciaux.

En cas de panne complète de la part du client, tous les documents doivent être fournis en version papier, ce qui comprend, dans le cas d'une demande de mainlevée, la feuille maîtresse d'exceptions, laquelle est présentée dans le Mémorandum D17-1-4.

Lorsque la transmission des documents est obligatoire (p. ex. les documents concernant le fret ou le moyen de transport, et les papiers creux), l'Unité des services techniques aux clients commerciaux de l'ASFC, anciennement l'Unité des communications électroniques/les Services techniques, doit être informée le plus à l'avance possible des pannes. 

La conformité aux exigences avant l'arrivée sera évaluée au cas par cas.

Détermination du statut du fret durant une panne du Système de transmission des avis de mainlevée (STAM)

La présente section décrit la procédure que le client doit suivre pour déterminer le statut de la mainlevée d'une expédition durant une panne du Système de transmission des avis de mainlevée (STAM), qui représente le principal moyen de communiquer cette information.

Le terme client englobe les importateurs, les courtiers, les transporteurs, les agents d'expédition et les exploitants d'entrepôt. 

Le principal moyen de communication peut être interrompu pour diverses raisons (une panne au niveau de l'ASFC, du client ou d'un fournisseur de services) et cette panne nuit à la transmission de messages et de documents entre le client et l'ASFC. 

Le Système de soutien de la mainlevée accélérée des expéditions commerciales (SSMAEC) de l'ASFC doit être fonctionnel pour que le processus décrit puisse être utilisé et les demandes de mainlevée doivent avoir été transmises avant la panne du système.

Option 1 – Document de contrôle du fret (DCF)

  1. Dans un bureau de l'ASFC, le client présente le document de contrôle du fret, lequel doit porter un numéro de contrôle du fret sous forme de code à barres ou un numéro de transaction, et demande à obtenir le statut de la mainlevée.
  2. L'agent des services frontaliers (ASF) vérifie le statut dans le système. Si la mainlevée a été autorisée, l'agent estampille le document de contrôle du fret et le rend au client comme preuve d'autorisation de la mainlevée. Cette preuve est acceptable pour tous les partenaires de la chaîne commerciale, qu'elle soit originale ou envoyée par télécopieur, du moment que le tampon est bien visible.

Option 2 – Formulaire de demande pour la mainlevée de multiples expéditions

Afin de simplifier le processus de demande pour des expéditions multiples, il est possible d'utiliser le Formulaire de demandes pour la mainlevée de multiples expéditions (voir annexe F). Les clients peuvent modifier le formulaire à leur guise, tant que les données sous forme de code à barres peuvent être lues au moyen d'un appareil de l'ASFC.

Le formulaire doit être transmis au bureau de mainlevée de l'ASFC. 

L'exemplaire original estampillé par l'ASFC sera rendu au client.

L'utilisation de ce formulaire représente une manière pratique de veiller à une utilisation efficace des ressources. En effet, en fournissant une solution de rechange à l'obtention du statut de la mainlevée, elle facilite le mouvement des marchandises en cas de panne de système.

Sanction pour déclaration en détail tardive

Les courtiers en douane et les importateurs doivent présenter une demande d'exonération immédiatement après avoir constaté la mention d'une sanction potentielle sur le formulaire K-84 plutôt que d'attendre la réception du relevé mensuel. Cela évitera qu'une sanction n'apparaisse sur le relevé mensuel alors qu'il était possible d'en être exonéré.

Ordre de transmission des messages à la suite d'une panne

Transport routier :
Fret : Doit être transmis ou entré dans le système avant l'information concernant le moyen de transport.
Moyen de transport : Doit être transmis seulement une fois que l'information concernant le fret est entrée dans le système.
Papiers creux : Doit être transmis ou entré dans le système avant le message de fermeture.
Ne fera pas l'objet d'un refus si transmis ou entré avant l'information concernant le fret.
Message de fermeture : Doit être transmis ou entré dans le système seulement une fois que l'information concernant les papiers creux a été transmise ou entrée. Ne fera pas l'objet d'un refus si transmis ou entré avant l'information concernant le fret.
Mainlevée : N'a pas à être transmis ou entré selon un ordre précis. Peut être envoyé avant ou après l'information concernant le fret et le moyen de transport.
Arrivée du moyen de transport : Les arrivées par voie terrestre ne sont pas transmises par EDI.
Arrivée du fret : Pour le transport de marchandises à l'intérieur du pays, l'arrivée doit être transmise en dernier.
Transport ferroviaire :
Fret : Doit être transmis ou entré dans le système avant l'information concernant le moyen de transport.
Moyen de transport : Doit être transmis seulement une fois que l'information concernant le fret est entrée dans le système.
Papiers creux : Doit être transmis ou entré dans le système avant le message de fermeture.
Ne fera pas l'objet d'un refus si transmis ou entré avant l'information concernant le fret.
Message de fermeture : Doit être transmis ou entré dans le système seulement une fois que l'information concernant les papiers creux a été transmise ou entrée. Ne fera pas l'objet d'un refus si transmis ou entré avant l'information concernant le fret.
Mainlevée : N'a pas à être transmis ou entré selon un ordre précis. Peut être envoyé avant ou après l'information concernant le fret et le moyen de transport.
Arrivée du moyen de transport : La transmission par EDI de l'arrivée du moyen de transport ne doit se faire que lorsque toute l'information relative au fret et à la mainlevée a été transmise ou entrée dans le système.
Arrivée du fret : Pour le transport de marchandises à l'intérieur du pays, l'arrivée doit être transmise en dernier.
Transport aérien :
Fret : L'information relative au fret et au moyen de transport ne doit pas être transmise ou entrée dans le système selon un ordre précis.
Moyen de transport : L'information relative au fret et au moyen de transport ne doit pas être transmise ou entrée dans le système selon un ordre précis.
Papiers creux : Doit être transmis ou entré dans le système avant le message de fermeture.
Ne fera pas l'objet d'un refus si transmis ou entré avant l'information concernant le fret.
Message de fermeture : Doit être transmis ou entré dans le système seulement lorsque l'information concernant les papiers creux a été transmise ou entrée. Ne fera pas l'objet d'un refus si transmis ou entré avant l'information concernant le fret.
Mainlevée : N'a pas à être transmis ou entré selon un ordre précis. Peut être envoyé avant ou après l'information concernant le fret et le moyen de transport.
Arrivée du moyen de transport : La transmission par EDI de l'arrivée du moyen de transport doit se faire seulement lorsque toute l'information relative au fret et à la mainlevée a été transmise ou entrée dans le système.
Arrivée du fret : Pour le transport de marchandises à l'intérieur du pays, l'arrivée doit être transmise en dernier.
Transport maritime :
Fret : L'information relative au fret et au moyen de transport ne doit pas être transmise ou entrée dans le système selon un ordre précis.
Moyen de transport : L'information relative au fret et au moyen de transport ne doit pas être transmise ou entrée dans le système selon un ordre précis.
Papiers creux : Doit être transmis ou entré dans le système avant le message de fermeture.
Ne fera pas l'objet d'un refus si transmis ou entré avant l'information concernant le fret.
Message de fermeture : Doit être transmis ou entré dans le système seulement une fois que l'information concernant les papiers creux a été transmise ou entrée. Ne fera pas l'objet d'un refus si transmis ou entré avant l'information concernant le fret.
Mainlevée : N'a pas à être transmis ou entré selon un ordre précis. Peut être envoyé avant ou après l'information concernant le fret et le moyen de transport.
Arrivée du moyen de transport : La transmission par EDI de l'arrivée du moyen de transport doit se faire seulement lorsque toute l'information relative au fret et à la mainlevée a été transmise ou entrée dans le système.
Arrivée du fret : Pour le transport de marchandises à l'intérieur du pays, l'arrivée doit être transmise en dernier.
Date de modification :